แม้จะใช้มาอย่างยาวนาน แต่องค์กรใดที่ต้องการเครื่องมือเพื่อการปรับปรุง ผลิตผล (Productivity) และ คุณภาพ (Quality) ต้องนึกถึงหลักการ 5ส ถ้าใครทำงานโรงงานหรือองค์กรใหญ่ เช่น โรงแรมหรือโรงพยาบาล ต้องคุ้นเคยกับคำว่า 5ส ซึ่งเป็นหนึ่งในสิ่งที่ทุกคนที่ทำงานเกี่ยวกับการบริหารการปฏิบัติการต้องเคยทำเพื่อปรับปรุงการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ปัจจุบันองค์กรต่างๆยังมีการทำ 5ส กันอย่างกว้างขวางอยู่และเป็นส่วนหนึ่งของการบริหารงานประจำและเป็นพื้นฐานที่สำคัญของระบบคุณภาพและการเพิ่มผลผลิตอย่างยั่งยืน การนำหลักการของ 5ส เข้ามาใช้ในการบริหารจัดการ ก่อนอื่นเราคงจะต้องทำความเข้าใจถึงความหมาย และแนวคิดของ 5ส ก่อนว่าคืออะไร
5ส หรือ 5S คืออะไร
5ส คือ แนวทางที่ใช้เพื่อปรับปรุงแก้ไขงานและรักษาสิ่งแวดล้อมในที่ทำงานให้ดีขึ้นในการผลิตและงานด้านบริการ โดยพัฒนามาจากแนวคิด Good Housekeeping โดยการทำงานที่จะได้ทั้งคุณภาพและมีประสิทธิภาพนั้น พื้นที่ทำงานต้องสะอาด อุปกรณ์เครื่องมือเป็นระเบียบ อยู่ใกล้มือ หยิบใช้ได้สะดวก จากนั้น แนวคิดนี้ จึงถูกยกระดับขึ้นมาในภายหลังเป็น 5ส
ระบบ 5ส เหมาะกับการผลิตที่เน้นไม่ให้เกิดความสูญเปล่า (lean manufacturing) ควบคุมด้วยการมองเห็น (visual control) และเป็นพื้นฐานเริ่มแรกในการสร้างความประทับใจแก่ลูกค้า โดยจุดประสงค์ของแนวคิด 5ส คือ การทำให้การดำเนินงานขององค์กรเกิดประสิทธิภาพสูงสุด
5S เกิดในประเทศญี่ปุ่นในฐานะเป็นส่วนหนึ่งของระบบการผลิตของโตโยต้า (Toyota Production System: TPS) Osada เป็นผู้เสนอกรอบแนวคิดเรื่อง 5S และ Hiroyuki Hirano เป็นผู้พัฒนาโปรแกรมแบบขั้นบันไดโดยแต่ละขั้นมีพื้นฐานมาจากความสำเร็จของขั้นก่อนหน้า การทำตามลำดับขั้นจึงมีความสำคัญ บริษัทโตโยต้ามอเตอร์รับแนวคิดของ Hirano ไปใช้เป็น 4S โดยรวมขั้นที่สอง (Seiton: สะดวก) และขั้นที่สาม (Seiso: สะอาด) เข้าด้วยกัน ระบบดังกล่าวมีจุดมุ่งหมายที่จะเพิ่มคุณค่าของสินค้าหรือบริการให้แก่ลูกค้าโดยใช้การค้นหาและกำจัดส่วนสูญเสียที่เกิดในกระบวนการผลิต
โดยการปฏิบัติตามหลัก 5ส ที่แปลมาจากภาษาญี่ปุ่น โดยในญี่ปุ่นเรียกกันว่า 5S ซึ่งได้แก่
สะสาง (ญี่ปุ่น: 整理 โรมาจิ: seiri) Sort
คือ การแยกของ(หรือกระบวนการทำงาน)ที่จำเป็น/ไม่จำเป็นต่องาน และ กำจัด/เคลื่อนย้าย/หรือบริจาคออกไป รวมถึงเพิ่มเติมของจำเป็นที่ขาดหายไปด้วย โดย หลักพิจารณา 3 ประเด็น คือ รายการ ปริมาณ และ สถานที่ รวมถึงการย้ายหรือกำจัดของที่ไม่จำเป็นแต่มาเกะกะพื้นที่ทำงาน จัดเก็บในจำนวนที่เยอะเกินไป หรือ จัดเก็บในสถานที่ที่ไม่เหมาะสม เป็นที่น่าสังเกตว่า ส. สะสาง สามารถนำมาเชื่อมต่อกับ ระบบ Lean หรือ Just In Time ด้วยการลดความสูญเสีย อันเนื่องจากการจัดเก็บ Stock ที่ไม่จำเป็นลงได้ ซึ่งเป็นการประหยัดค่าใช้จ่ายเรื่องสต็อคสินค้าที่มากเกินความจำเป็น นำมาซึ่งการช่วยลดค่าใช้จ่ายและต้นทุนขององค์กรได้อย่างมาก ทั้งนี้รวมถึงการลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นต่อการทำงานลง รวมถึงขั้นตอนการออกเอกสาร
หัวใจสำคัญคือ “การระบุให้ชัดเจนถึงสิ่งจำเป็นที่ต้องมีในสถานที่ปฏิบัติงานและกระบวนการปฏิบัติงาน”
สะดวก (ญี่ปุ่น: 整頓 โรมาจิ: seiton) Set in Order
คือ การจัดวางสิ่งของต่างๆ ที่สำคัญกับงานให้เป็นระเบียบ เพื่อความสะดวกในการใช้งานและลดเวลาในการค้นหาที่หมดเป็นความสูญเปล่าและเป็นงานไม่สร้างมูลค่าทั้งสิ้น ส. ตัวนี้เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานอย่างยิ่ง ถ้าร่วมกับการวางผังการไหลของการทำงานด้วยแล้ว จะยิ่งลดเวลาและขั้นตอนในการผลิตหรือบริการลงอย่างมาก
หัวใจสำคัญคือ “การจัดสิ่งของที่มีความจำเป็นในการปฏิบัติงานให้อยู่ในลำดับของกระบวนการ โดยคำนึงถึงประสิทธิภาพของกระบวนการปฏิบัติงานและความปลอดภัยในการปฏิบัติงาน”
สะอาด (ญี่ปุ่น: 清掃 โรมาจิ: seiso) Shine
คือ การทำความสะอาด (ไม่ใช่แค่ ปัด กวาด เช็ด ถู) เครื่องจักร อุปกรณ์ และ สถานที่ทำงาน เพื่อหาข้อบกพร่อง หรือความเสียหายของอุปกรณ์ เครื่องจักร ต่างๆ ก่อนการทำงาน หากพบความเสียหายต้องแก้ไขเชิงป้องกัน รักษาความสะอาดของเครื่องมือเครื่องใช้ที่ใช้ในการดำเนินงานอยู่เสมอ และรวมถึงการดูแลซ่อมแซมเครื่องมือเครื่องใช้เหล่านั้นให้พร้อมใช้งานอยู่เสมอ ซึ่งจะทำให้การดำเนินงานสามารถเป็นไปได้อย่างต่อเนื่อง เพราะการซ่อมบำรุงเครื่องมือหรือเครื่องจักรอย่างต่อเนื่อง จะช่วยลดปัญหาความสูญเปล่าที่เกิดจากการรอ อย่างเช่น การที่เครื่องจักรที่ใช้ผลิตเกิดชำรุดขึ้นมาขณะการใช้งาน ทำให้ไม่สามารถดำเนินการผลิตต่อได้
หัวใจสำคัญคือ “การดูแลรักษาพื้นที่ปฏิบัติงาน เครื่องจักร อุปกรณ์ ให้มีความสะอาด ขณะทำความสะอาดต้องตรวจเช็คความผิดปกติที่เกิดขึ้นกับพื้นที่ปฏิบัติงาน เครื่องจักร และอุปกรณ์”
สร้างมาตรฐาน (ญี่ปุ่น: 清潔 โรมาจิ: seiketsu) Standardize
คือ การสร้างมาตรฐานเพื่อให้ทุกคนสามารถทำงานได้เหมือนกัน มาตรฐานที่เกิดขึ้น ควรเป็นมาตรฐานที่ได้รับการพัฒนาปรับปรุงให้ดีขึ้นอยู่เสมอ ตามแนวคิด Kaizen พนักงานต้องรู้จัก วางแผน ดำเนินการ ติดตามผล และ ประเมินผล ซึ่งเป็นหลักการของ วงจร PDCA (Plan – Do – Check – Act)
หัวใจสำคัญคือ “การรักษาไว้ซึ่งมาตรฐานที่กำหนดไว้ใน 3ส แรก ให้คงอยู่หรือปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้น ด้วยการจัดทุกอย่างให้เป็นมาตรฐาน (Standardization) หรือสร้างระบบต่าง ๆ”
สร้างนิสัย สร้างวินัย (ญี่ปุ่น: 躾 โรมาจิ: shitsuke) Sustain
การที่จะทำพฤติกรรม 5ส ที่ทำซ้ำกันอย่างต่อเนื่องต้องเริ่มจากการสร้างวินัยให้ทำตามขั้นตอนเพื่อพัฒนาจนกลายเป็น พฤติกรรมที่เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ ไม่ได้ปฏิบัติตามเพราะกฎระเบียบ หรือ มาตรฐานที่กำกับไว้อีกต่อไป พัฒนาไปถึงการเป็นวัฒนะธรรมขององค์กร
หัวใจสำคัญคือ “การลงมือทำตามมาตรฐานการปฏิบัติงานอย่างสม่ำเสมอและต่อเนื่อง จนเกิดเป็นความเคยชินและนิสัยที่ดี”
5ส กับการทำงาน
หลักคิดของ 5ส นำไปใช้ได้กับทุกองค์กร ได้รับความนิยมอย่างแพร่หลายเพราะ 5ส เป็นเทคนิคที่ทุกคนสามารถเข้าใจแนวทางการปฏิบัติได้ง่าย อุปกรณ์ที่ใช้มีเพียงเครื่องมือ ทำความสะอาด ซึ่งใช้งบประมาณต่ำ ในด้านองค์กร ผู้ทำ 5ส ได้เรียนรู้การทำงานเป็นทีมเป็นกิจกรรมที่ปฏิบัติเป็นกลุ่มพื้นที่ ซึ่งมีส่วนสนับสนุนเรื่องการทำงานเป็นทีม สมาชิกในพื้นที่ได้ร่วมกันวางแผนและลงมือปรับปรุงพื้นที่ ปฏิบัติงานของตนเอง เห็นผลที่เป็นรูปธรรม พื้นที่ได้รับการพัฒนาปรับปรุงให้ดีขึ้นและมีความเป็นระเบียบเรียบร้อย มีการจัดเก็บสิ่งของเป็นระเบียบมากขึ้น ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาค้นหาของหรือเอกสาร การปรับปรุง ที่เกิดขึ้นเป็นสิ่งที่มองเห็นได้และเป็นรูปธรรม ส่งเสริมการสร้างนิสัย และการมีวินัยในหน่วยงาน
โดยเฉพาะโรงงานเพราะมีทั้งเครื่องจักร เครื่องมือ วัตถุดิบ สินค้าสำเร็จรูป อยู่เยอะ ส่วนภาคบริการก็มีไม่น้อยที่มี อุปกรณ์ วัสดุ เกี่ยวข้องมากมาย ลองนึกถึง โรงพยาบาล โรงแรม ส่วนในกลุ่มสำนักงาน ระบบการจัดการเอกสาร คือสิ่งสำคัญ แม้กระทั่ง การจัดการระบบสารสนเทศ (IT) เช่น การแยกข้อมูลที่ไม่จำเป็น เก่าเก็บ ออกไป การจัดหมวดหมู่ของข้อมูล การตั้งชื่อแฟ้มข้อมูล เพื่อให้ไม่สับสนสืบค้นได้ง่าย ก็สามารถนำแนวคิด 5ส มาต่อยอดได้เช่นกัน แม้กระทั่งใน บ้านหรือคอมพิวเตอร์ของเราเองก็สามารถนำหลักการนี้มาใช้ได้
การปฏิบัติกิจกรรม 5ส อย่างสม่ำเสมอจนกลายเป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตรประจำวันจะเสริมสร้างลักษณะนิสัยและความเป็น ระเบียบ วินัยให้แก่ผู้ปฏิบัติกิจกรรม ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการทำงานในองค์กรหรือ การทำงานที่บ้าน โดยการจัดสิ่งของในที่ทำงานให้มีความเป็นระเบียบเรียบร้อย และจัดเก็บอย่างเป็นระบบ จะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพสูงยิ่งขึ้น เหมาะกับการใช้งานกับทุกๆคน ทุกๆวัย
องค์ประกอบของ 5ส
กิจกรรม 5ส นั้น ส.ทุกตัวจะถูกกำหนดคำนิยามไว้เพื่อให้เกิดความรู้ความเข้าใจ และนำไปสู่การปฏิบัติได้อย่างถูกต้องดังนี้
ส1 : สะสาง คือการแยกของที่จำเป็นออกจากของที่ไม่จำเป็นและขจัดของที่ไม่จำเป็นออกไปโดยกำหนดขั้นตอนไว้ 3 ขั้นตอนประกอบด้วย
- สำรวจ
- แยก
- ขจัด
ส2 : สะดวก คือการจัดวางหรือจัดเก็บสิ่งของต่างๆในสถานที่ทำงานอย่างเป็นระบบเพื่อความ สะดวกปลอดภัยและคงไว้ซึ่งคุณภาพประสิทธิภาพในการทำงานโดยกำหนดขั้นตอนไว้ 4 ขั้นตอนประกอบด้วย
- กำหนดของที่จำเป็น
- แบ่งหมวดหมู่
- จัดเก็บให้เป็นระบบมีระเบียบ
- บ่อยอยู่ใกล้นานๆใช้อยู่ไกล
ส3 : สะอาด คือการทำความสะอาด (ปัด กวาด เช็ด ถู) เครื่องมือ เครื่องจักร อุปกรณ์ สถานที่และใช้ เป็นการตรวจสอบและบำรุงรักษาไปด้วยโดยกำหนดขั้นตอนไว้ 4 ขั้นตอนประกอบด้วย
- กำหนดพื้นที่รับผิดชอบ
- ขจัดต้นเหตุของความสกปรก
- ทำความสะอาดแม้แต่จุดเล็กๆ
- ปัด กวาด เช็ด ถู พื้นให้สะอาด
ส4 : สร้างมาตรฐาน คือการรักษามาตรฐานของความเป็นระเบียบเรียบร้อยให้คงอยู่ตลอดไป
- ไม่มีสิ่งของไม่จำเป็นอยู่ในพื้นที่
- ไม่มีสภาพรกรุงรัง
- ไม่มีสิ่งสกปรกตกค้าง
ส5 : สร้างนิสัย คือการสร้างนิสัยในการมีจิตสำนึก ทัศนคติที่ดีในการปฏิบัติงานตามระเบียบและข้อบังคับอย่างเคร่งครัดรวมทั้ง อบรมให้พนักงานรู้จักค้นคว้า และปรับปรุงสถานที่ทำงาน
- Visual Control
- วัดประสิทธิผลการทำ 5ส
- ประกวดคำขวัญ 5ส
- เปรียบเทียบภาพก่อนทำ-หลังทำ 5ส
