การปรับปรุงองค์กรหรือการทำงานให้มีคุณภาพอยู่เสมอเป็นสิ่งที่องค์กรต้องทำอยู่แล้ว โดยเฉพาะเมื่อทำธุรกิจหรือการผลิตในโรงงานที่มักมีปัญหาเกิดขึ้นทุกวัน ซึ่งถ้าไม่ปรับปรุงคุณภาพในการทำงาน เรามักจะเจอปัญหาเฉพาะหน้าได้บ่อยมาก การใช้วงจร PDCA (Plan – Do – Check – Act) เหมาะสมอย่างมากที่ใช้เพื่อปรับปรุงกระบวนการผลิตและบริการขององค์กรอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้องค์กรทำงานมีประสิทธิภาพและคุณภาพ เพื่อบรรลุเป้าหมายที่วางไว้อย่างยั้งยืนและมั่นคง
PDCA คืออะไร
PDCA คือ เทคนิคการแก้ปัญหาและปรับปรุงคุณภาพอย่างต่อเนื่องใน 4 ขั้นตอน ประกอบด้วย PLAN – DO – CHECK – ACT ทั้ง 4 ข้อเป็นขั้นตอนที่สามารถช่วยปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจที่มีความเป็นกระบวนการทางวิทยาศาสตร์ บางครั้งก็ถูกเรียกว่า Deming Cycle (วงจรเดมมิ่ง) หรือ Shewhart Cycle
PDCA หรือ วงจรเดมมิ่ง นำเสนอโดย Walter A. Shewhart วิศวกรผู้เป็นนักฟิสิกส์และนักสถิติชาวอเมริกัน ในช่วงปี 1920 และแนวคิดดั้งเดิมก็ถูกนำมาพัฒนาให้ดีขึ้นโดย W.Edwards Deming วิศวกรชาวอเมริกัน (ถือว่าเป็นบิดาแห่ง quality control)
การผลิตหรือการทำงานเมื่อเกิดมักปัญหาเวลาส่วนใหญ่ในการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า (Reactive Maintenance) ถ้าเราสามารถวางแผนและแก้ปัญหาในเชิงรุกหรือแก้ปัญหาในเชิงป้องกัน (Preventive Maintenance) ก็จะช่วยป้องกันไม่ให้ปัญหาเกิดตั้งแต่ต้น เราจะมามักใช้ PDCA ในขบวนการการทำงานเพื่อปรับปรุงคุณภาพอย่างต่อเนื่อง วงจร pdca มีองค์ประกอบที่สําคัญอะไรบ้าง
P (Plan) การวางแผน
ขั้นตอนสำคัญที่สุดในของวงจรนี้ การกำหนดเป้าหมายและขบวนการในการสร้างผลลัพธ์ที่ต้องการ โดยมีตัวชี้เป้าหมายที่สร้างวัดผลได้ เช่น ค่า KPI ของแผนก, ของเสียจะการผลิตไม่เกิน 5% ในขบวนการผลิต หรือ ตั้งเป้าให้จำนวนสินค้าคงคลังที่ต้องการจะลด โดยการรวบรวมข้อมูลและ่ขบวนการทำงานในปัจจุบันมาวางแผนเพื่อไปให้ไปถึงเป้าหมายที่ตั้งไว้ โดย
- การนิยามปัญหา – เพื่อการเลือกปัญหาและระบุปัญหาให้ชัดเจน
- การวิเคราะห์ปัญหาและตั้งเป้าหมาย – เพื่อกำหนดขอบเขตและตั้งเป้าหมายของการแก้ปัญหา
- การวิเคราะห์สาเหตุ – เพื่อค้นหารากสาเหตุที่แท้จริง (Root Cause Analysis)
- การกำหนดมาตรการแก้ไข – เพื่อค้นหาแนวทางแก้ปัญหาที่เหมาะสมที่สุด
D (Do) การลงมือปฎิบัติ
ลงมือปฎิบัติตามเป้าหมายและแผนที่กำหนดไว้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมที่มีการควบคุม เพื่อให้คุณสามารถประเมินผลลัพธ์ได้โดยไม่รบกวนการทำงานอื่น และไม่ให้ปัจจัยภายนอกที่ไม่เกี่ยวข้องกับขบวนการมากระทบการลงมือปฏิบัติงาน
C (Check) การตรวจสอบ
ในขั้นตอนการตรวจสอบ เราจะมาตรวจข้อมูลและผลลัพธ์จากการลงมือปฎิบัติว่าเป็นไปตามเป้าที่วางไว้หรือไม่ โดยข้อมูลที่ได้จากขั้น D จะเป็นส่วนสำคัญในการปรับปรุงขบวนการทำงาน ถ้าสามารถพล๊อตเป็นกราฟหรือประมวลข้อมูลได้จะทำให้เห็นสิ่งที่จะทำการปรับปรุงให้ดีขึ้นได้อย่างชัดเจน
A (ACT หรือ Adjust) การดำเนินงานปรับปรุงให้เหมาะสม
ในขั้นนี้เราจะทำการปรับปรุงขบวนการเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามแผนที่วางไว้ โดยใช้ข้อมูลและผลลัพธ์ที่ได้จากขั้นตอน D และ C เพื่อเข้าสู่เป้าหมายให้มากที่สุด โดยค้นหาปัญหา, ขั้นตอนที่ทำให้ติดขัด, ความไม่มีประสิทธืภาพหรือโอกาสในการปรับปรุง แล้วทำการปรับปรุงและแก้ไขแผนใหม่ให้ดียิ่งขี้นโดยการวนลูปไปที่ตัว P ใหม่ ขั้นตอนจะเริ่มวงจร PDCA ไปจนกว่าจะได้เข้าถึงเป้าหมายที่เราต้องการดังภาพด้านล่าง
วงจร PDCA สามารถประยุกต์ใช้ได้กับทุกๆ เรื่อง นับตั้งแต่กิจกรรมส่วนตัว เช่น การเรียน การทำอาหาร การตั้งเป้าหมายชีวิต หรือ การทำงานในระดับบริษัท
เมื่อไรที่จะใช้ PDCA CYCLE
- เมื่อต้องการปรับปรุงงานใหม่
- ขั้นตอนการพัฒนาหรือออกแบบ ผลิตภัฒณฑ์ การบริการ หรือขั้นตอนการผลิตใหม่
- ออกแบบการผลิตที่ทำงานซ้ำๆ ให้มีประสิทธิภาพ
- การวิเคราะห์หาปัญหาโดยใช้ข้อมูลและการวิเคราะห์โดยใช้ขบวนการ PCDA
- การปรับปรุงการเปลี่ยนแปลง
- ใช้การขั้นการผลิตที่พัฒนาอย่างต่อเนื่อง
PDCA อีกเวอร์ชั่นจะเป็น OPDCA เพิ่มตัว O(observation) เข้าไปเพื่อสังเกตสถานการณ์ปัจจุบันเพื่อหาสิ่งที่ต้องการปรับปรุงหรือมองหาจุดที่จะพัฒนาขบวนการผลิตก่อนเริ่มวงจร PCDA ซึ่งนำไปสู่ lean manufacturing และ Toyota Production System โดยเครื่องมือหนึ่งที่สำคัญสำหรับการวางแผนแก้ปัญหาและพัฒนาระบบธุรกิจอย่างยั่งยืน ซึ่งเป็นที่นิยมใช้เป็นอย่างมากในประเทศญี่ปุ่น ซึ่งบริษัท TOYOTA ที่ถือเป็นองค์กรขนาดใหญ่ระดับโลกได้นำหลักการ PDCA นี้มาใช้ในกระบวนการผลิตรถยนต์ และพัฒนาจนกลายเป็น TOYOTA WAY อย่างที่รู้จักกันในปัจจุบัน
ที่มา https://en.wikipedia.org/wiki/PDCA
